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Maincare Data Analytics, un outil décisionnel au service d'une dynamique collective

Jeudi 03 juin 2021 Actualités

Situé à Armentières, dans les Hauts-de-France, le GHT de Psychiatrie Nord Pas-de-Calais fédère quatre EPSM activement engagés dans la gestion mutualisée des fonctions supports. C’est notamment le cas pour la digitalisation des achats, un projet pour lequel il s’appuie sur le module GELF de l’outil décisionnel Maincare Data Analytics. Les explications de Pauline Flori (directrice des achats GHT), Stéphanie Noël (cheffe de projet SI achats) et Hélène Petit (responsable de la cellule Gestion des achats GHT, contrôle de gestion achats GHT).

Dans quel contexte avez-vous déployé Maincare Data Analytcis ? 

PAULINE FLORI : Ce chantier s’intègre dans un projet plus large : la gestion globale de la fonction achats à l’échelle du GHT de Psychiatrie Nord Pas-de-Calais, en lien avec un système unifié pour la Gestion Économique et Financière (GEF), afin de notamment pouvoir produire les indicateurs de performance et d’usage de la DGOS*. Il nous faut donc compiler et consolider les données produites par nos quatre établissements. Mais chacun dispose de son propre Système d’information (SI) décisionnel, non communicant avec les autres, et de ses propres référentiels.

STÉPHANIE NOËL : Nous pouvons certes compiler certaines données via des outils de reporting, mais pas les consolider pour générer l’ensemble des indicateurs de la DGOS et les remonter aux tutelles. Le module décisionnel MDA se positionne donc comme un outil transversal, qui permet de fédérer les données d’achats produites par les quatre établissements, sans remettre en cause les identifiants locaux.

HÉLÈNE PETIT : MDA facilite en effet la collecte et l’appairage de données multiples, pour offrir une vue globale sur le processus achats à l’échelle du GHT. Nous l’avons d’ores-et-déjà mis en place sur la partie fournisseurs : nous avons pour cela constitué un référentiel notamment basé sur les numéros SIRET, qui permet à MDA de relier automatiquement le fournisseur « X » d’un établissement, au fournisseur « Y » d’un autre.
 

Et pour l'appairage des produits ? 

STÉPHANIE NOËL : Il est en cours, mais est plus complexe à mettre en oeuvre. En effet, et à l’exception notable de certains médicaments identifiés par code UCD, il n’existe pas ici d’identifiant standardisé. Nous avons donc mis à profit le déploiement de MDA pour réunir les gestionnaires des différents segments achats afin qu’ils réfléchissent à l’harmonisation des libellés produits. La mise en oeuvre de MDA a donc permis de nourrir une dynamique collective – qui était déjà bien engagée –, pour échanger sur les pratiques et continuer de mûrir les organisations.
 

Quels sont les autres bénéfices apportés par MDA ?

HÉLÈNE PETIT : Ils sont nombreux. Au-delà de sa dimension fédératrice, dans tous les sens du terme, MDA a renforcé la qualité des données d’achats gérées à l’échelle du GHT, qui sont aujourd’hui plus facilement accessibles et surtout actualisées en temps réel. Nous pouvons effectuer des recherches poussées, éditer des tableaux de bord, générer des indicateurs fiables et lisibles, etc., ce qui contribue à la démocratisation de la fonction achats. À noter toutefois, il est important de travailler à l’harmonisation des pratiques au sein du GHT avant la mise en oeuvre de MDA pour faciliter les appairages et pouvoir, par la suite, mettre en place les indicateurs GHT. MDA est donc un outil qui vient en appui des organisations existantes.
 

Quelles seront les prochaines étapes ?

STÉPHANIE NOËL : Parallèlement à la constitution du référentiel produits dans MDA, nous continuerons d’améliorer le référencement des données au sein de la GEF unifiée pour pouvoir, à terme, y faire converger les données Achats produites par le GHT – lesquelles seront ensuite déversées dans les SI locaux. Mais cela impose une modification majeure des pratiques pour harmoniser les procédures. MDA nous permet justement d’accompagner ce changement.

PAULINE FLORI : MDA devrait d’ailleurs être progressivement étendu à d’autres domaines pouvant bénéficier d’une vue GHT – activité, ressources humaines, qualité. Nous avons souhaité commencer par le module achat et être un établissement pilote sur ce champ précis car notre organisation est déjà mature : notre GHT dispose d’une direction des achats centralisée, d’une cheffe de projet SI achats et d’une cellule de gestion des achats mutualisée. Nous appliquerons dans un deuxième temps la démarche à d’autres fonctions supports, afin de bénéficier là aussi d’une vision territoriale fiable et consolidée. MDA aura assurément ici un rôle à jouer pour, une fois de plus, harmoniser les pratiques et accompagner le changement.

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