Avec M-RH Coffre Fort Numérique (CFN), nous avons franchi un cap dans la dématérialisation RH

Quelles étaient les principales motivations du CHU de Montpellier pour déployer un coffre-fort numérique ? 

Cette démarche s’inscrit dans une stratégie globale de dématérialisation avec un objectif clair : tendre vers le zéro papier. Et cela passe notamment par la digitalisation du bulletin de paie. Le format papier générait beaucoup de sollicitations : demandes de duplicata, pertes de documents… Avec plus de 12 000 agents, cela représentait une charge importante pour le service RH. Le coffre-fort numérique permet aux agents d’accéder directement à leurs documents, sans passer par nos équipes. 

Comment s’est déroulée la mise en œuvre de M-RH CFN ? 

OS : La phase de déploiement a été rapide – environ deux mois – et s’est structurée autour d’un site pilote impliquant la DRH, la DAM (Direction aux Affaires Médicales) et la DNS (Direction du Numérique en Santé). Ces services moteurs ont permis de valider les processus et de corriger d’éventuelles anomalies dont certaines sont en cours de résolution. 

Quelles actions avez-vous mises en place pour accompagner le changement ? 

L’un des enjeux majeurs était d’obtenir un taux d’adhésion à la dématérialisation élevé. Pour cela, nous avons également travaillé main dans la main avec la direction de la communication du CHU pour diffuser les bons messages, aux bons moments auprès de l’ensemble des agents du CHU. Nous avons mené une campagne de communication très active : affichage sur les 8000 écrans du CHU, diffusion via notre journal interne hebdomadaire, réunions d’information, envoi de kits de communication aux DRH de site qui font le relais auprès des agents. Il était important que cette transition soit vécue non pas comme une contrainte, mais comme un progrès. A l’arrivée nous avons eu moins de 5% de refus. 

Quels retours avez-vous eu de la part des équipes RH et des agents ? 

Côté RH, les demandes de duplicata de bulletins ont fortement diminué. Les équipes sont donc très satisfaites de ne plus à avoir à traiter ce type de demande. Les retours des agents sont globalement positifs, même si je fréquente surtout des profils administratifs ou techniques, plus à l’aise avec ces outils. En tout cas, on observe un phénomène intéressant : plusieurs agents ayant initialement refusé le coffre-fort numérique demandent désormais à y adhérer. Un bon indicateur selon moi. 

Il y a encore quelques écueils dans ce nouveau process : agents n’ayant pas initialisé leur coffre-fort ou, de manière ponctuelle, un agent ne retrouvant pas le bulletin de salaire du mois. Ce nouveau process bouscule les pratiques et cela nécessite quelques ajustements. 

Et côté accompagnement Maincare, comment cela s’est-il passé ? 

Le projet s’est bien déroulé dans l’ensemble. Nous avons bénéficié d’un accompagnement solide de la part des équipes Maincare, dont le suivi régulier et les conseils ont largement contribué à la fluidité du déploiement, de tenir les délais et d’atteindre les objectifs. 

Quels bénéfices majeurs retenez-vous aujourd’hui ? 

Une meilleure autonomie des agents, une baisse des sollicitations RH, un gain de temps et d’efficacité pour nos équipes. Et surtout, nous avons franchi une étape supplémentaire dans notre projet de digitalisation des processus RH. Ce type de solution a toute sa place dans un établissement de santé moderne. 

Quelles sont les prochaines étapes pour le CHU ? 

Nous souhaitons maintenant capitaliser sur cette dynamique pour aller plus loin. Nous sommes en train de généraliser le parapheur électronique, À venir, il y aura la dématérialisation des arrêts de travail et du suivi des formations des agents. L’objectif est de proposer une expérience RH de plus en plus fluide, 100 % dématérialisée et permettre aux agents d’être le plus autonomes dans leur démarche.