Maincare, une stratégie multi-entité pour faciliter la convergence des SI administratifs dans les GHT

Maincare, une stratégie multi-entité pour accélérer la convergence des SI administratifs dans les GHT

Malgré les ambitions affichées de convergence des systèmes d’information administratifs au sein des groupements hospitaliers de territoire (GHT), la réalité reste contrastée. Beaucoup de structures n’ont pas encore atteint une harmonisation complète de leurs outils GAM, GEF et RH. « Beaucoup de GHT n’ont pas encore déployé de système d’information réellement harmonisé », observe Camille Navarro. Une situation qui s’explique par « la diversité des historiques, l’organisation propre à chaque établissement et des ressources parfois limitées ». Résultat, « on ne bénéficie pas encore de tous les effets de la convergence ».
Face à ce constat, Maincare a fait le choix d’une orientation claire : développer des solutions nativement multi-entités juridiques (multi-EJ). Cette approche permet de conjuguer autonomie locale et cohérence d’ensemble, en dotant chaque établissement de la personnalité juridique qui lui est propre, tout en partageant un socle technique et fonctionnel commun à l’échelle du GHT.
« Nos solutions fonctionnent sur un socle partagé, tout en permettant de conserver des spécificités locales si nécessaire », explique Frédéric Fillatreau.
Cette stratégie vise un double objectif : réduire les coûts liés à la multiplicité des logiciels, et simplifier l’organisation en donnant aux équipes un environnement de travail homogène. Ainsi, quelle que soit leur affectation, les collaborateurs évoluent dans les mêmes outils, favorisant la mobilité, la coopération et la circulation fluide de l’information.

Une stratégie d'accompagnement progressive

Pour Maincare, la convergence n’est pas qu’un défi technique : c’est aussi une question de conduite du changement. « Pour les DSI, le gain d’un outil unique est évident. Mais pour les métiers, cela représente souvent un changement d’outils, de procédures et de repères », souligne Frédéric Fillatreau.
Chaque projet débute donc par un travail de cadrage afin d’identifier ce qui peut être mutualisé dès le départ et ce qui doit rester spécifique à court terme. Cette approche par étapes limite les ruptures organisationnelles et favorise l’adhésion.
Maincare privilégie également une présence forte sur le terrain : formations, ateliers pratiques, simulations de bascule et accompagnement personnalisé des équipes avant le passage en production. « Nous mettons l’accent sur l’accompagnement de terrain, pas seulement sur la formation. Les équipes doivent être prêtes au moment du passage en production », ajoute Frédéric Fillatreau.
Autre levier d’efficacité : s’appuyer sur les établissements déjà utilisateurs des solutions Maincare pour capitaliser sur leurs bonnes pratiques. « On ne repart pas de zéro. On capitalise sur les usages existants et on les adapte », insiste Camille Navarro.

Une couverture complète : de la gestion administrative, économique et financière jusqu’aux ressources humaines
 

La gestion administrative du patient : M-GAM
Maincare structure son offre autour de trois piliers complémentaires : la gestion administrative du patient (M-GAM), la gestion économique et financière (M-GEF), et la gestion des ressources humaines (M-RH).
Véritable pilier de l'offre Maincare, M-GAM multi-EJ centralise l’identité et le suivi patient pour l’ensemble du GHT, tout en permettant la création de cellules communes, comme une cellule d’identitovigilance partagée. Parmi les utilisateurs : l’AP-HP, le GHT Moselle Est ou encore le CHRU de Metz.
Maincare pilote aujourd’hui un important programme de modernisation, déjà expérimenté au CH de Calais, visant à fluidifier les processus, automatiser les tâches répétitives et permettre aux agents de se concentrer sur les dossiers complexes.
« L’idée est de permettre aux agents de se concentrer sur les dossiers complexes et d’automatiser au maximum les cas simples », explique Frédéric Fillatreau.
Dans cette logique, C-Yooli, solution SaaS centrée sur le parcours patient, permet à l’usager de préparer en ligne son admission administrative et médicale : dépôt de documents, consentements, ordonnances, résultats, etc. « Le patient peut réaliser des démarches en ligne […] et prendre connaissance des informations clés de sa prise en charge », précise-t-il.
L’objectif : fluidifier la venue à l’hôpital, réduire les files d’attente et les déprogrammations. « Au-delà d’un échange d’informations, c’est aussi un moyen de rassurer le patient en lui donnant des informations pédagogiques sur son parcours », ajoute Frédéric Fillatreau. La solution, déjà adoptée par une dizaine d’établissements publics et privés, dont le CHU de Lille, s’enrichira bientôt d’un accompagnement humain grâce aux expertises de La Poste Santé & Autonomie, pour soutenir les patients moins à l’aise avec le numérique.

La gestion économique et financière : M-GEF
Maincare modernise également les processus GEF avec un programme de refonte progressive : référentiels achats et marchés partagés, enrichissement fonctionnel et extension à de nouveaux programme avec le déploiement à venir d'un dernier module autour des " recettes diverses", en collaboration avec le CHU d’Angers. Chaque étape s’appuie sur la co-construction avec les établissements partenaires, garantissant une adéquation aux besoins réels du terrain.

La gestion des ressources humaines : M-RH
La suite M-RH poursuit son évolution vers davantage de services aux agents : consultation en ligne du dossier, demandes dématérialisées, téléchargement d’attestations depuis PC ou mobile via M-RH Portail et M-RH Mobile.
« C’est un levier d’attractivité et de fidélisation dans un contexte de tension sur les recrutements », souligne Camille Navarro.
Par ailleurs, Maincare étend la diffusion du bulletin de paie dématérialisé via le coffre-fort Digiposte de Docaposte, et propose une externalisation de la paie avec Okantis pour sécuriser la production.
« La paie repose généralement sur une ou deux personnes. C’est une zone de risques ; avec Ho-Paie, nous apportons une solution de sécurisation de la production de la paie », explique-t-elle. Aujourd’hui, ce sont plus de 230 000 bulletins de paie d’agents hospitaliers qui sont générés chaque mois avec le SIRH Maincare.

Des perspectives mêlant temps long et résultats rapides

La convergence multi-EJ constitue un levier majeur pour rationaliser les SI administratifs et favoriser la coopération inter-établissements. Mais ces projets nécessitent une montée en charge progressive et un accompagnement durable.
En parallèle, Maincare investit dans l’intelligence artificielle pour automatiser et prioriser certaines tâches, soutenant les gestionnaires dans le traitement des dossiers.

En parallèle des solutions comme C-Yooli, permettent aux les établissements  d'obtenir des résultats rapides : déploiement en quelques mois, amélioration immédiate du parcours patient et réduction de la charge administrative.
Maincare articule donc sa stratégie autour de deux horizons : « avancer à la fois sur le temps long et sur des résultats tangibles à court terme », résume Frédéric Fillatreau.