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  • Mardi 13 juin 2017
  • Communiqués de presse

Au CHU de Montpellier, une campagne de notation 2017 zéro papier avec le portail RH de Maincare Solutions

Déjà utilisateur du portail RH de Maincare Solutions depuis avril 2014, notamment pour l’accès aux dossiers des agents, les bulletins de paie, la mobilité avec la publication des postes vacants, le CHU de Montpellier élargit l’offre des services proposés à ses agents avec la dématérialisation des notations. Ce déploiement confirme la volonté du CHU de Montpellier de moderniser et simplifier la relation entre la DRH et les agents et de recentrer les ressources humaines sur les activités à valeur ajoutée.

Cestas, 13 juin 2017 — L’évaluation et l’entretien professionnel des agents publics sont des actes de management importants. La notation qui les accompagne est en revanche une tâche administrative assez consommatrice de temps, concernant de très nombreux acteurs et exigeant de nombreux niveaux de validation. Le CHU de Montpellier a décidé de dématérialiser le processus de notation via le portail RH de Maincare Solutions, utilisé par l’établissement depuis 2014 pour faciliter et raccourcir ce circuit.


La mise en place de la notation dématérialisée s’est déroulée en étroite collaboration entre les directions particulièrement impliquées dans le projet, à savoir la Direction des Ressources Humaines et celle du Système d’Information. Les équipes du CHU ont bénéficié d’un accompagnement renforcé d’experts fonctionnels et techniques de Maincare Solutions. Une phase d’expérimentation s’est effectuée de juin à août 2016 sur quatre pôles médicaux et quatre directions fonctionnelles représentant plus de 2600 fiches de notation. Cette expérimentation a démontré de nombreux avantages du « zéro papier » pour fluidifier, simplifier et fiabiliser le circuit des notations.


Le nouveau workflow des notations dématérialisées s’appuie sur les fonctionnalités robustes du portail RH, nativement intégré à la suite M-RH, qui répond aux besoins de différents profils d’utilisateurs (agents, cadres, DRH…) tout en respectant les règles de confidentialité et de sécurité.


Suite au succès de l’expérimentation conduite en 2016, le CHU de Montpellier généralise les notations « zéro papier » au cours de la campagne 2017 qui sera lancée courant juin. Cette campagne sera ouverte au personnel non médical (titulaires, titulaires-stagiaires, stagiaires) du CHU ce qui se traduira par l’économie de près 7000 feuilles de papier. Sans parler du gain de temps pour les cadres et les agents qui auront un accès plus rapide à leur notation lorsque celle-ci a été validé par la Direction Générale !


« La dématérialisation des notations était notre priorité. Le workflow est articulé à partir de la hiérarchie de la gestion des postes avec trois niveaux d’acteurs : une proposition du cadre de proximité complétée par le supérieur
hiérarchique et une validation du Directeur Général délégué au Directeur des Ressources Humaines et de la Formation. A la suite de l’expérimentation, nous avons eu de très bons retours d’expérience des pôles pilotes. Ils ont notamment mis en avant l’accès rapide pour l’agent à sa fiche avec une meilleure visibilité sur les étapes du processus. Une saisie simple et intuitive pour le cadre de proximité avec une validation rapide du responsable de pôle ou du directeur a également été très appréciée. Cette optimisation permet à la DRH de simplifier le suivi de la gestion de la notation occasionnant un gain de temps non négligeable », déclare Mme Emilie Barde, DRH Adjointe au CHU de Montpellier.


« Le portail RH de Maincare Solutions nous accompagne dans la modernisation des services proposés aux agents et l’amélioration des performances de l’établissement, grâce à une gestion simplifiée et automatisée », poursuit Mme Emilie Barde. L’extension de son usage à nos établissements partenaires pourrait ainsi être un atout à réfléchir dans le cadre de la mise en place du GHT Est-Hérault et Sud-Aveyron notamment sur les publications de poste par exemple. »