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  • Vendredi 27 octobre 2017
  • Expériences clients

RH et Santé : le CHRU de Lille numérise le suivi du temps médical

Le CHRU de Lille vient de déployer, en un temps record, la solution GT Med de Maincare Solutions pour le suivi du temps médical. Entretien croisé au CHRU avec Isabelle Parent, directrice des affaires médicales, Annick Pigot, directrice des projets au département des ressources numériques, et Adeline Yessad, responsable du développement des ressources humaines médicales.

Dans quel contexte s’est opéré le choix de la solution GT Med de Maincare Solutions ?

Isabelle Parent : Le CHRU ne disposait pas de solution informatique pour le suivi du temps médical (tableau de service, de gardes, d’astreintes). Pour répondre aux obligations réglementaires et faciliter sa gestion pour les praticiens comme pour le département des affaires médicales, nous avons lancé un appel d’offres en 2015. Nous avons choisi la solution GT Med proposée par Maincare Solutions pour ses fonctionnalités et ses références dans d’autres CHU.

Quelle gouvernance de projet a été mise en place ?

IP : L’établissement a installé un comité de pilotage réunissant des représentants de la direction générale, de la CME, des directeurs de pôles ainsi que les directeurs et chefs de projets.
Adeline Yessad : Le projet a été porté par une direction tripartite composée du président de la commission de l’organisation de la permanence des soins, de la directrice des affaires médicales et de la directrice des projets du département des ressources numériques. J’y ai été associée en qualité de chef de projet métier avec le soutien d’une chef de projet technique. Nous avons tous travaillé en étroite collaboration, condition indispensable de la réussite du projet.
Annick Pigot : Le succès de l’opération repose en effet sur une bonne complémentarité des services impliqués et des échanges réguliers entre les différents acteurs à chaque étape importante du projet.


Comment s’est déroulé le déploiement de la solution ?

IP : Les travaux de paramétrage de GT Med ont débuté en 2016, avec une phase de test auprès de services pilotes dès l’été 2016. Le déploiement de la solution sur l’ensemble des services du CHU a quant à lui pris fin le 31 décembre 2016. En huit mois, tout était opérationnel. Le démarrage au changement d’année civile était primordial pour ne pas faire cohabiter deux systèmes différents. Maincare Solutions, très au fait de la réglementation et des problématiques techniques, nous a accompagnés pour réussir le paramétrage le plus adapté possible et éviter l’effet « usine à gaz ».

Comment ont été formés les utilisateurs à cet outil ?

AY : Nous avons privilégié l’e-learning pour tous les utilisateurs via la plateforme Tuitiz de Maincare Solutions, suivi de quelques séances en présentiel, courant 2017, pour permettre aux référents d’approfondir l’utilisation de la solution. Au final, 2 500 médecins et 800 internes ont été ainsi formés en quelques mois.

Quels bénéfices avez-vous constatés ?

AY : Ils sont nombreux. Les praticiens peuvent consulter leurs compteurs individuels (congés, compte épargne-temps, temps additionnel…) en temps réel, demander des absences, déclarer leurs déplacements dans le cadre des astreintes et consulter les tableaux de service. L’outil a permis de rationaliser la gestion et le suivi des éléments variables de paie.
IP : Au-delà des fonctionnalités administratives simplifiant la gestion de la paie et des absences, l’établissement dispose à présent d’un outil pour suivre l’organisation médicale des services et leur permettre d’avoir une vision des ressources disponibles pour répondre à leurs besoins d’activité. Les différents postes de travail en fonction des spécificités de chaque service (blocs, consultations…) peuvent être visualisés avec une vision globale de la répartition du temps de travail.
IP/AY : Cette solution permet l’extraction d’informations utiles au suivi budgétaire, à la gestion du temps de travail et à la production d’indicateurs pour les pôles qui facilitent leur réflexion sur leur organisation médicale. C’est aussi un atout supplémentaire pour la certification des comptes puisque l’usage des deniers publics est fiabilisé. Enfin, GT Med est particulièrement apprécié des jeunes médecins, soucieux de leur qualité de vie au travail, notamment de la gestion de leur temps de travail et de leurs congés. C’est un élément d’attractivité supplémentaire pour le CHRU.

Comment envisagez-vous de faire évoluer la solution ?

AP : Nous travaillons à la sécurisation des flux extérieurs pour permettre aux praticiens d’accéder à distance à leurs plannings et à leurs compteurs via une application mobile en cours de validation.

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