Au CHU de Limoges, le retour sur investissement est au rendez-vous, succès sur toute la ligne pour Anticyclone
Totalisant 1 976 lits et places, le CHU de Limoges porte un plan de transformation ambitieux, au sein duquel le déploiement de la dictée numérique et de la reconnaissance vocale représente un enjeu stratégique. Un choix dont se félicite aujourd’hui son Directeur Général, Jean-François Lefebvre. Retour sur deux années de collaboration étroite avec l’éditeur Anticyclone pour sa solution Dic’T.
Pourquoi vous êtes-vous engagé en faveur d’un déploiement massif et rapide de la dictée numérique et de la reconnaissance vocale ?
Jean-François Lefebvre : Ce choix stratégique s’inscrit dans une politique, plus vaste, de transformation structurelle. Il nous fallait, pour cela, mettre en oeuvre de nouvelles organisations, pour lesquelles le numérique s’est rapidement imposé comme un levier déterminant. Ce plan global a donc bénéficié d’un investissement à hauteur de 18 millions d’euros sur 24 mois. Il existait également de fortes attentes en termes d’usages : la communauté médicale était elle-même demandeuse d’une solution de dictée numérique et de reconnaissance vocale.
Justement, quelles étaient ses attentes ?
Les praticiens souhaitaient en finir avec les retards dans la gestion des documents – comptes-rendus, fiches de liaison, dossiers patients, … –, qui complexifiaient leurs relations avec les médecins de ville. Cela dit, nous étions tous convaincus de la nécessité d’accélérer la production documentaire. C’est pourquoi nous avons mis à profit le déploiement de la reconnaissance vocale pour généraliser l’usage de la messagerie sécurisée de santé, afin de travailler dans un environnement numérique complet.
Comment évaluez-vous aujourd’hui votre retour sur investissement ?
Une fois le nouvel environnement stabilisé, nous avons établi un premier bilan. Le retour sur investissement était visible à plusieurs niveaux. D’abord en termes de qualité, aussi bien pour les médecins que pour les secrétariats médicaux. Libérées des tâches de frappe, les secrétaires peuvent consacrer plus de temps à l’accueil et la prise en charge des patients, passant dès lors d’un rôle d’exécutante à celui d’assistante – une valorisation qui est en phase avec la politique d’évolution de nos métiers. Ensuite sur le plan économique : les postes libérés au sein des secrétariats ont pu être redéployés ailleurs, nos performances et notre attractivité se sont clairement améliorées, et nous économisons beaucoup de papier et d’affranchissement !
Quelles actions spécifiques avez-vous porté pour mener à bien ce projet ?
Nous avons mis en oeuvre un vaste plan d’accompagnement et de communication, en informant les secrétaires et médecins des déploiements menés service par service, et en leur présentant les bénéfices attendus. À chaque fois, nous nous sommes également attachés à identifier clairement l’accompagnement : Anticyclone, la direction des services informatiques, les équipes soignantes. Il était important de rassurer chacun en proximité dans la mise en oeuvre des nouveaux usages. Notre choix : clarté, proximité et formation.
Dic’T, la solution d’Anticyclone, couvre le workflow complet de la production documentaire. Cette dimension était-elle déterminante dans votre choix ?
Le workflow, cette gestion des processus documentaires, nous importait en effet beaucoup. C’est un élément de qualité et de réussite, qui non seulement aide à bâtir de nouvelles organisations service par service, mais est également conforme aux attendus des documents médicaux officiels. Ceux-ci étaient jusqu’à présent conservés sous format Word ; ils pouvaient donc être modifiés. Une gestion en mode workflow nous a permis de formaliser leur validation et de les sécuriser. Ce volet de la solution d’Anticyclone est apprécié de nos équipes : il s’intègre bien dans les usages.
Envisagez-vous d’inscrire le déploiement de la dictée numérique et de la reconnaissance vocale dans un cadre plus territorial ?
Nous sommes en direction commune avec le CH Saint-Junien et partageons des équipes dans plusieurs disciplines chirurgicales. Déployer des solutions numériques sur cette base commune est un vrai atout : les médecins pourront conserver le même environnement de travail et le même outil, quel que soit le site hospitalier d’exercice médical. La solution Anticyclone permet de bien aborder la territorialité. D’autres établissements du Limousin l’ont d’ailleurs déjà choisie.