Maincare-IC : la Nouvelle ère du dossier patient au Centre hospitalier de la Région de Saint-Omer

Comment le choix du DPI Maincare-IC s’inscrit-il dans la stratégie numérique du Centre Hospitalier de la Région de Saint Omer et comment avez-vous débuté le déploiement ?

Aurélie Bernard : Cora, notre précédent DPI, n’était plus en mesure de suivre les évolutions institutionnelles, réglementaires et fonctionnelles attendues aujourd’hui.  Le déploiement a été mené en deux temps : en 2022, la gestion des rendez-vous a été lancée dans deux services pilotes, avant que le projet ne soit temporairement suspendu. En 2023, le projet a été relancé avec pour objectif de couvrir l’ensemble des processus d’ici fin 2024.

Comment avez-vous organisé cette nouvelle phase de déploiement ?

Ludovic Filipiak : Après avoir redéfini la feuille de route et les priorités avec l’éditeur, nous avons repris le déploiement dans les sites pilotes et décidé de généraliser le DPI à tous les services de médecine, chirurgie et obstétrique (MCO), ainsi qu’aux urgences, en mode « big-bang » fin 2024. Trois semaines plus tard, le DPI a été étendu aux soins médicaux de réadaptation et à l’EHPAD, afin d’éviter la cohabitation de deux systèmes différents.

Aurélie Bernard : Aujourd’hui, Maincare-IC couvre 550 lits, avec une prochaine extension prévue pour l’unité sanitaire du centre pénitentiaire de Longuenesse à l’été 2025.

Quels ont été les principaux défis de cette deuxième phase ?

Ludovic Filipiak : Le plus grand défi était technique : déployer simultanément dans tous les services demande une planification stricte et un accompagnement renforcé, mais permet d’avoir un dossier patient unique à gérer.

Aurélie Bernard : Nous avons aussi dû remobiliser les équipes et regagner la confiance de certains praticiens, notamment en médecine interne où un premier effort avait déjà été fait en 2022. Cela a été possible après avoir ajusté le DPI en collaboration avec l’éditeur. Nous avons bénéficié d’un accompagnement intensif de Maincare, « avec une réactivité jour et nuit » et une forte présence sur site pour organiser le paramétrage, la préparation et le suivi. Une nouvelle version de la bureautique a d’ailleurs été déployée en avril 2025, car la première ne répondait pas entièrement aux attentes des médecins.
 

Vous mettez en place une cellule DPI. Quel sera son rôle ?

Gérald Fierrard : Cette cellule sera cruciale pour assurer le bon fonctionnement du DPI, traiter les demandes d’assistance et identifier les ajustements nécessaires, en distinguant ce qui peut être réalisé en interne de ce qui nécessite une évolution structurelle par Maincare.

Ludovic Filipiak : Elle sera composée de référents métiers et d’informaticiens, et servira de point central pour la formation et la gestion des demandes des utilisateurs. Elle permettra par exemple d’ajouter un acte manquant dans le DPI ou d’instaurer une alerte spécifique pour un patient à risque. Cette cellule sera particulièrement utile dans un établissement en constante évolution, avec de nouvelles activités et des arrivants à former, et Maincare nous accompagne fortement dans sa mise en place.

En quoi vos fonctions respectives facilitent-elles le paramétrage et la réponse aux besoins des utilisateurs ?

Ludovic Filipiak : Nous accompagnons les professionnels dans l’utilisation du DPI et dans l’adoption des bonnes pratiques, tout en réalisant les ajustements nécessaires. Il faut aussi coordonner les équipes médicales, paramédicales et informatiques, anticiper le calendrier des interventions de Maincare pour limiter l’impact sur l’organisation quotidienne des soins.

Aurélie Bernard : Je dois veiller à ce que le DPI réponde aux exigences de la certification HAS, par exemple pour la qualité du courrier de sortie. Je joue également un rôle de relais des équipes médicales auprès des instances de pilotage, en faisant remonter les difficultés ou les avancées. Je dois fédérer les responsables des personnels médicaux et paramédicaux autour du projet, garantir la traçabilité des soins et la continuité des prises en charge grâce à des procédures adaptées.

Quels sont les éléments clés pour une relation efficace entre établissement et éditeur ?

Gérald Fierrard : Une communication structurée et des interlocuteurs fixes sont essentiels.

Aurélie Bernard : Nous avons des contacts dédiés, comme Aurelie Marco, notre chef de projet, pour gérer nos priorités et répondre à nos questions. La présence de Maincare sur site lors du déploiement a rassuré les équipes et permis de résoudre de nombreux points rapidement. La relation entre notre directeur général et celui de Maincare, Olivier Geoffroy, « a contribué à redéfinir ensemble les objectifs pour avancer dans un but commun : la satisfaction des utilisateurs pour le déploiement de l’outil et la sécurité des patients ».

Ludovic Filipiak : Cette proximité a permis d’ajuster rapidement certains aspects critiques du projet.

Quels objectifs sont prioritaires pour la suite ?

Aurélie Bernard : Nous voulons déployer le module de gestion et de programmation du bloc opératoire, qui sera intégré au DPI pour obtenir automatiquement les comptes rendus d’intervention.

Gérald Fierrard : Nous devons également étendre le DPI à l’USMP du centre pénitentiaire de Longuenesse, qui suit plus de 800 détenus et dispose d’un système différent de celui d’un hôpital classique.

Quels retours avez-vous des utilisateurs du nouveau DPI ?

Ludovic Filipiak : Les soignants se sont rapidement appropriés l’outil, grâce à son ergonomie intuitive.

Aurélie Bernard : Les paramédicaux apprécient particulièrement la visualisation du plan de soins et servent de véritables relais auprès des médecins.

Ludovic Filipiak : Une version intégrant des attentes importantes sur l’aspect bureautique a été déployée suite à un travail commun avec Maincare.

Quels enseignements tirez-vous de ce déploiement ?

Aurélie Bernard : Il est essentiel de s’appuyer sur une méthodologie de projet rigoureuse et de mobiliser les équipes de manière continue. L’engagement de l’ensemble des professionnels du CHRSO mérite d’être salué.

Gérald Fierrard : Il ne faut pas négliger les écarts de temporalité entre les différents services, un enseignement précieux pour les futurs projets.

Aurélie Bernard : Le soutien de la direction générale constitue également un atout majeur, car il permet de fixer des objectifs clairs et de maintenir un cap précis pour les utilisateurs.