Comment optimiser la gestion des lits en établissements de santé ? Les pistes d'actions proposées par Azelio Conseil

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Des établissements de santé confrontés à des difficultés pour optimiser leur pilotage des lits 

Les établissements de santé que nous avons accompagnés ces 3 dernières années nous ont fait part de réelles difficultés pour gérer leurs lits de par la baisse régulière du nombre de lits dans les établissements, l’engorgement des urgences et le manque de pilotage du capacitaire en lits.

En allant au contact des professionnels de terrain, nous avons en effet pu constater que par manque de visibilité sur les lits disponibles, de nombreux patients sont hébergés dans des services de soins autres que le service de soins le plus à même de les prendre en charge pour leur pathologie. Ces hébergements induisent davantage de complexité pour les médecins en termes de suivi médical. Ils ont également un impact sur les équipes paramédicales, qui doivent organiser les transferts des patients entre services une fois qu’un lit s’est libéré dans le service de rattachement du patient ; mais aussi sur les brancardiers, qui sont davantage sollicités pour réaliser les transferts des patients entre le service d’hébergement et le service de rattachement du patient.

Ce manque de visibilité sur le capacitaire en lits peut également conduire les établissements de santé à reporter des interventions chirurgicales, ayant un impact direct sur leur activité.

De même, les infirmières des urgences et des services de soins ont dit consacrer beaucoup de temps à la recherche de lits. Avant chaque admission de patient dans un service de soins, de nombreux appels téléphoniques sont nécessaires pour s’assurer de la disponibilité d’un lit et pour valider l’admission du patient. Le temps consacré à ces tâches administratives est du temps en moins consacré aux soins.

Certains établissements ont également rapporté que les délais de prise en charge des patients, que ce soit aux urgences ou dans les services de soins, peuvent être longs et peuvent avoir un réel impact sur la satisfaction des patients. Une insatisfaction des patients peut nuire à l’image de l’établissement et à son activité, dans la mesure où les patients, pour des prises en charge programmées, peuvent choisir de se tourner vers d’autres établissements de santé proches de leur domicile.

Découvrez quelques pistes d’actions permettant aux établissements de santé d’optimiser et de fluidifier le parcours du patient à l’hôpital :

➡ L’état des lieux, un préalable pour disposer d’une vision claire des axes d’optimisation

Le préalable à ce travail d’optimisation de la gestion des lits est la réalisation d’un état des lieux visant à identifier les problématiques rencontrées par l’établissement aux différents moments de la prise en charge du patient.

Cette étape est cruciale car elle permet à tous les professionnels de terrain impliqués dans la gestion des lits de s’exprimer sur leur quotidien et sur leurs modes de fonctionnement, permettant ainsi de mieux définir les axes de travail pour optimiser la gestion des lits.

➡ La mise en œuvre d’une solution de gestion des lits pour un meilleur pilotage du capacitaire

Pour piloter efficacement le capacitaire en lits, il semble primordial que les établissements de santé se dotent d’un outil de gestion des lits pour visualiser l’état des lits en temps réel et en prévisionnel. Il est important que cet outil soit intégré avec le système d’information de l’établissement, notamment avec la GAM et le DPI, afin de disposer de données fiables et d’éviter au maximum les ressaisies d’informations.

Chez Maincare, nous proposons la solution M-Visibilité pour gérer les lits en temps réel, synchroniser les soins autour du patient et améliorer la gestion des flux patients. C’est un outil qui reste très apprécié des établissements de par son ergonomie et les fonctionnalités proposées.

L’outil de gestion des lits va permettre aux structures de disposer d’une vue transparente sur la disponibilité des lits, simplifiant la recherche de lits et facilitant ainsi le placement des patients programmés et non-programmés. Les professionnels impliqués dans la gestion des lits peuvent ainsi se décharger en partie de ces activités chronophages pour se recentrer sur leur cœur de métier qu’est le soin.

➡ Une optimisation de la gestion des lits nécessitant une transformation des pratiques quotidiennes

L’outil de visualisation de l’état des lits ne suffit pas à lui seul à optimiser la gestion des lits au sein d’un établissement. Il ne vient qu’en soutien aux pratiques métiers des professionnels de santé.

Pour optimiser la gestion des lits au sein d’un établissement, il est nécessaire de transformer les organisations existantes pour les rendre plus efficientes, tout en tenant compte des possibilités offertes par la solution de gestion des lits retenue par la structure.

C’est un travail de fond que nous avons mené avec 5 établissements que nous avons accompagné ces 3 dernières années. Après une immersion aux urgences et dans les services de soins pour mieux comprendre les modes de fonctionnement existants, nous avons travaillé avec les acteurs institutionnels et de terrain sur les pratiques métiers cibles (ex : mise en place d’une cellule de gestion des lits et articulations avec les autres acteurs). Ont été impliqués les Directions des Soins, les CME, les Directions du Système d’Information, le personnel des urgences et des services de soins (médecins, cadres, IDE, aides-soignants), les agents en charge du bionettoyage des chambres et les gestionnaires de lits.

Après plusieurs mois de mise en œuvre des nouvelles pratiques au sein d’un des établissements accompagnés (structure qui avait choisi la solution M-Visibilité de Maincare), nous avons pu constater que ce travail avait porté ces fruits, avec notamment :

  • Un meilleur suivi de la réfection des lits, évitant ainsi des dysfonctionnements liés à la gestion des lits lors de l’admission des patients dans le service de soins.
  • Une fluidification du parcours patient des urgences jusqu’à la sortie.         

➡ La conduite du changement, une étape nécessaire pour mener à bien le changement et ancrer les nouvelles pratiques métiers dans la durée

Nous sommes convaincus que l’optimisation de la gestion des lits reste avant tout un projet organisationnel avant d’être un projet technique. En effet, les changements majeurs résident dans l’évolution des pratiques métiers des professionnels impliqués dans la gestion des lits.

Il ne faut donc pas négliger l’accompagnement au changement ; c’est le point d’orgue de l’accompagnement qu’Azelio Conseil propose aux établissements. Nous axons nos réflexions autour de 3 points majeurs :

  • La communication autour du projet.
  • La formation à l’utilisation de l’outil de gestion des lits.
  • Le pilotage des usages pour s’assurer que le changement s’opère et que les nouvelles pratiques métiers et les usages de l’outil de gestion des lits se mettent en place dans la durée.

Vous rencontrez des difficultés organisationnelles pour gérer vos lits ? Vous souhaitez gagner en efficacité pour gérer votre capacitaire et/ou mettre en place une cellule de gestion des lits ? Vous voulez en savoir plus sur notre solution M-Visibilité ?

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Article rédigé par Nadège Busser-Ramseyer